Qual o período de retenção para documentos e arquivos do condomínio?

Tempo de leitura: 3 min

Escrito por admin
em agosto 29, 2022

Os arquivos de um condomínio são um conjunto de documentos guardados para poder gerir o prédio, provar direitos ou testemunhar determinadas atividades. Às vezes me perguntam quais são os prazos durante os quais os documentos contidos nos registros da compropriedade devem ser mantidos pelo sindicato.

Essencialmente, o sindicato (ou seja, o conselho de administração) deve manter a lista dos seus membros, bem como os livros e registos necessários ao seu bom funcionamento e os coproprietários devem ter acesso a eles.

Quanto tempo guardamos?

Não é especificado qualquer período mínimo de retenção. Deve-se lembrar, no entanto, que a conservação dos registros implica, antes de tudo, agir como uma pessoa “responsável”. Deve-se considerar também que esses registros pertencem ao sindicato, pessoa jurídica inteiramente distinta de seus membros, com poderes e obrigações próprias.

Os administradores da copropriedade não podem, portanto, agir da mesma forma que para os seus documentos pessoais. É preciso ter muito cuidado antes de destruir qualquer documento dos registros da co-propriedade. Esses registros contêm:

Documentos oficiais do sindicato (sua “certidão de nascimento”: planta cadastral, declaração inicial de compropriedade (e todas as suas alterações posteriores, incluindo os regulamentos), plantas e especificações do edifício construído, se for o caso). Esses documentos devem ser absolutamente mantidos em perpetuidade.

Não se pode fugir disso

Por outro lado, a história ou “experiência” do sindicato  (registros de condôminos e inquilinos, demonstrações financeiras, atas e arquivos de reuniões de condôminos e reuniões de diretores, certificado de estado do prédio, registro de manutenção, estudo do fundo de contingência, avaliações, concursos públicos, concursos, todos os contratos relativos ao edifício, etc.).

Quanto aos documentos desta segunda categoria, também devem ser mantidos em perpetuidade em sua maior parte. Para além dos registos de co proprietários e inquilinos, que devem ser meticulosamente atualizados, pode-se, no entanto, ponderar a possibilidade de arquivar determinados documentos, quando possível (em papel ou em formato electrónico) ou armazená-los, com o passar dos anos e a transbordamento de linhas.

O mais importante na gestao de condominios, é preservar a possibilidade de consultar esses documentos, portanto, em fazer uma cópia de segurança “back-up”, quando for passado para suporte informático o que puder ser. Registros ou discos serão armazenados em locais protegidos e seguros; no entanto, eles devem permanecer acessíveis para consulta.

O que qualquer bom sindicato deve fazer pelo menos, em termos de manter os documentos mantidos no registro:

  • Conservar pelo menos 1 ano ou pela duração do contrato: contratos de remoção de neve ou paisagismo, contratos de garantia (salvo se houver litígio, caso em que mantemos pelo menos 3 anos); Contas de campainha ou videotron; faturas de fornecedores simples.
  • Manter pelo menos 3 anos: registros de folha de pagamento e folhas de ponto de funcionários; contratos de trabalho rescindidos.
  • Manter por pelo menos 6 anos: cheques descontados emitidos pelo sindicato; extratos bancários e extratos de conta; notas de honorários profissionais; apólices de seguro que não estão mais em vigor.
  • Conservar por pelo menos 7 anos: qualquer documento relativo a impostos e tributação, se for o caso. Além de um sindicato que seria o proprietário do apartamento.
  • Conservar permanentemente: todos os documentos relativos à constituição ou à existência legal do sindicato; registos de co proprietários e inquilinos; atas de reuniões de coproprietários e reuniões de administradores; planos e especificações e contratos relativos a todos os principais trabalhos realizados no edifício; certificado de condição de construção; livro de serviço; estudo do fundo de previdência, etc.

Como administradores, você não tem o direito de destruir ou dispor de documentos ainda válidos ou prováveis ​​de serem, com risco de prejudicar o funcionamento ou os direitos do sindicato. Na dúvida, preserve, não destrua.

Em vez disso, prefira o arquivamento ou armazenamento, em local seco e com pouca probabilidade de inundação (evite o piso do porão ou garagem), longe de uma fonte de calor. Considere também arquivar em mídia eletrônica em um local seguro, longe de campos magnéticos ou temperaturas extremas.

Aliás, quando for decidido se livrar de documentos do registo de cotitularidade (faturas, cheques e extratos bancários, etc.), faça a  trituração dos mesmos antes da reciclagem. Não coloque diretamente na sucata ou na reciclagem, para evitar qualquer possível roubo de identidade.

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